I.
Pendahuluan
Sistem Fungsional, Perusahaan dan
Interorganisasi
Sistem informasi juga dapat
memiliki fungsi khusus. sistem informasi di desain dalam tiap area fungsional,
untuk mendukung area tersebut melalui peningkatan efektivitas serta efisiensi
internalnya.
Sistem fungsi khusus yang umum adalah akuntansi, keuangan, pemasaran,
operasi (POM), serta manajemen sumber daya manusia.
Adapun karakteristik Sistem Informasi Fungsional, adalah :
1. Terdiri
dari beberapa subsistem
2. Sistem
informasi dependen
3. Sistem
informasi fungsional berhubungan satu sama lain
4. Sistem
informasi fungsional berhubugan dengan lingkungan
II.
Isi
2.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
a.
Pengertian
Sistem
informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management
information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan
manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi
bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa
karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan
pada aktivitas operasional organisasi.
Secara akademis, istilah ini umumnya
digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian
dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya
sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
b. Tujuan Umum
·
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
·
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
·
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
c.
Hasil SIM
Tiap SIM menghasilkan berbagai laporan
dalam area fungsional. Laporan-laporan ini digunakan untuk berbagai aplikasi
dalam area tertentu serta dalam area fungsional lainnya. SIM juga mengirimkan
informasi ke gudang data perusahaan dan dapat digunakan untuk keputusan.
·
Routine, scheduled reports (Laporan Rutin
Terjadwal)
Laporan rutin periodik dihasilkan dalam
interval terjadwal, dari laporan pengendalian kualitas per jam hingga laporan
tingkat ketidakhadiran bulanan
·
Ad-hoc/ demand reports (Berdasarkan permintaan/
Laporan Khusus)
Laporan tidak rutin.
·
Exception reports (Laporan Pengecualian)
Laporan yang hanya memasukkan
informasi yang melebihi berbagai stsandar minimum tertentu, contohnya; laporan
biaya yang lebih besar 5 persen dari anggaran, atau penjualan yang berada di
bawah 3 persen atau yang lebih sedikit dari targetnya.
2.2 TPS (Transaction
Processing System)
a.
Pengertian
Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System
(TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk
memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti
daftar gaji dan inventarisasi.
b.
Fungsi
dan Penggunaan Transaction Processing System (TPS)
Transaction
Processing System (TPS) menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi
operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan
data ke sistem komputer secara manual.
Transaction
Processing system ini biasanya digunakan oleh pelanggan langsung, contoh pada
Bank, TPS digunakan pada mesin ATM yang langsung berhubungan dengan para
nasabah tanpa melalui pihak bank, sehingga bisa diakses langsung.
c.
Proses :
·
Batch Processing
Adalah pengolahan terhadap data yang dikumpulkan terlebih dahulu
selama beberapa periode.
·
Online Processing
Online transaction processing , or OLTP , refers to a class of systems
that facilitate and manage transaction-oriented applications, typically for
data entry and retrieval transaction processing . Adalah pengolahan data dimana transaksinya
terjadi secara langsung dan segera. Digunakan untuk memutakhirkan file induk. Sebuah
mesin teller otomatis (ATM) untuk sebuah bank
adalah contoh dari Online Processing.
·
Perbedaan Batch Processing dan Online Processing
Ø
Batch Processing : Lebih efisien, data transaksi
lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan, dan programnya lebih mudah dibuat
Ø
Online Processing : Informasi tersedia setiap
saat dan menggunakan media penyimpanan cakram magnetic.
d.
Modul
TPS (Transaction Processing System)
Adalah
komponen-komponen dari TPS (Transaction Processing System) yang
berdiri
sendiri, tetapi menunjang program/tujuan dari system TPS tersebut.
·
Payroll
: pembayaran upah / gaji karyawan
·
Order
Entry / order processing : mencatat pembelian untuk konsumen
·
Inventory
: mengelola barang supaya selalu tersedia
·
Shipping
: menyerahkan barang dari perusahaan sampai
diterima
oleh konsumen
·
Accounts
receivable : mengelola file konsumen & menyerahkan tagihan
ke
konsumen
·
Receiving
: menerima barang dari pemasok/supplier
pengembalian
barang dari konsumen
·
Account
Payable : mengelola pembayaran tagihan kepada pemasok
/ supplier
·
The
Ledger (buku besar) : kumpulan akun yang saling berhubungan dan
merupakan satu kesatuan yang lengkap
2.3 Sistem
Akuntansi dan Keuangan
Sistem Akuntansi adalah sistem yang
merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi dan
menghasilkan laporan keuangan.
Sistem keuangan adalah sistem yang mendukung
manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol
terhadap sumber daya keuangan.
a.
Anggaran dan perencanaan keuangan
·
Prediksi atau Ramalan Keuangan dan Ekonomi
Adalah informasi tentang perkiraan
neraca, laba rugi dan aliran kas untuk beberapa tahun ke depan.
Prakiraan-prakiraan ini diperlukan oeh manajer atas untuk menentukan nilai
instrisik dari perusahaan.
·
Anggaran
Anggaran merupakan sejumlah uang yang dihabiskan dalam periode tertentu untuk melaksanakan suatu program. Tidak ada satu perusahaan pun yang memiliki anggaran yang tidak
terbatas, sehingga proses penyusunan anggaran menjadi hal penting dalam sebuah
proses perencanan.
b.
Manajemen Investasi
Manajemen investasi adalah manajemen profesional yang mengelola
beragam sekuritas atau surat berharga seperti saham, obligasi dan aset lainnya seperti properti dengan tujuan untuk mencapai target investasi yang menguntungkan bagi
investor. Investor tersebut dapat berupa institusi (
perusahaan asuransi, dana pensiun, perusahaan dll) ataupun dapat juga merupakan investor
perorangan, dimana sarana yang digunakan biasanya berupa kontrak investasi atau
yang umumnya digunakan adalah berupa kontrak investasi kolektif (KIK).
c.
Control Terhadap Keuangan
·
Budgetary control
Digunakan untuk menganalisis dan
merencanakan budget modal. Budget modal merupakan investasi di aktiva tetap,
misalnya untuk pembelian mesin baru, pengembangan pabrik, dan sebagainya.
·
Auditing
Audit atau pemeriksaan dalam arti
luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk.
Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang
disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi
bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar,
regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima
·
Analisis Kesehatan Keuangan
Rasio finansial atau Rasio Keuangan merupakan alat analisis keuangan perusahaan untuk
menilai kinerja suatu perusahaan berdasarkan perbandingan data keuangan yang
terdapat pada pos laporan keuangan (neraca, laporan
laba/rugi, laporan aliran
kas). Rasio menggambarkan suatu hubungan atau perimbangan (mathematical
relationship) antara suatu jumlah tertentu dengan jumlah yang lain
·
Analisis Keuangan dan Pengawasan Biaya
Berguna untuk melihat kinerja
keuangan perusahaan, yang berguna untuk analisis kemampuan perusahaan,
menghasilkan laba, analisis kemampuan membayar utang, analisis manajemen utang,
dan analisis nilai pasar.
2.4 Sistem Penjualan dan Pemasaran
Adalah
sistem yang mendukung perencanaan, kontrol dan pemrosesan transaksi yang
dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran.
a.
Customer Service (Layanan Terhadap Pelanggan)
Customer service adalah penyediaan layanan kepada pelanggan sebelum, selama dan setelah pembelian. According to Turban et al. Menurut Turban et al. (2002), [
1 ] “Customer service is a series of
activities designed to enhance the level of customer satisfaction – that is,
the feeling that a product or service has met the customer expectation."
(2002), "Customer service adalah serangkaian kegiatan yang dirancang untuk
meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan yakni, merasa bahwa produk atau jasa
telah memenuhi harapan pelanggan."
·
Analisis Profil dan Kegemaran Pelanggan
Dalam hal Customer Service, penjual
harus mengetahui barang-barang yang menjadi kebutuhan konsumen.
·
Mass Cutomization
Mass Cutomization, dalam pemasaran , manufaktur , call center dan manajemen , adalah penggunaan sistem komputer-dibantu
manufaktur yang fleksibel untuk menghasilkan output kustom. Those systems combine the low unit costs of mass production
processes with the flexibility of individual customization.
Sistem-sistem menggabungkan biaya unit yang rendah dari produksi massal proses dengan fleksibilitas
kustomisasi individu
·
Targeted Advertising on the Web
Advertising on the Web atau Iklan Online adalah suatu bentuk promosi yang menggunakan internet dan World Wide Web untuk memberikan pemasaran pesan untuk menarik pelanggan. Examples of online advertising include contextual ads on
search engine results pages , banner ads , blogs , Rich Media Ads, Social network advertising , interstitial ads , online classified advertising , advertising networks
and e-mail marketing ,
including e-mail spam .
Contoh iklan online termasuk iklan kontekstual pada halaman hasil mesin pencari / google , blog , iklan jaringan sosial , iklan baris online , jaringan periklanan dan e-mail pemasaran .
·
Customer Inquiry System and Automated Help Desk
b.
Telemarketing
Telemarketing (kadang dikenal sebagai penjualan di
dalam , atau penjualan lewat
telepon di Inggris dan Irlandia) adalah metode pemasaran langsung di mana penjual bertemu calon pelanggan untuk membeli produk atau jasa , baik melalui telepon atau face to face.
·
Advertising and Reaching Customer
Dalam hal mencari konsumen, dapat
dilakukan proses penyebaran iklan/informasi kepada masyarakat. Bisa melalui
brosur, iklan, papan reklame.
·
Proses Pemesanan
Proses pemesanan maksudnya jika
konsumen ingin membeli suatu produk, maka konsumen wajib menghubungi penjual,
baik melalui telepon atau face to face, supaya transaksi mereka berjalan mulus.
·
Layanan terhadap Pelanggan
Tak dapat di pungkiri dalam dunia
perdagangan, pelanggan(costumer)
memegang peranan penting dalam usaha kita. Terlepas dari apa yang kita
perdagangkan barang ataupun jasa asalkan halal dalam pandangan agama dan legal
dalam pandangan negara.
Pelanggan adalah asset bagi perusahaan kita
(tergantung badan usaha yang kita jalani) semua tahu itu. Karena ada suatu
teori bahwa : pedagang pasti pembeli, pembeli belum tentu pedagang. Berikut
adalah trik-trik melayani pelanggan dengan baik :
1) Gunakan kata-kata yang kesan memuji pelanggan
2) Gunakan Julukan/nama panggilan yang sesuai untuk
pelanggan
3) Ajak ngobrol pelanggan tentang masalah yang ringan.
4) Biarkan pelanggan merasa senang saat menawar harga.
5) Beri hadiah/bonus kepada pelanggan
·
Dukungan Penjualan
Layanan yang baik terhadap pelanggan
sangat berpengaruh terhadap hasil penjualan.
·
Manajemen Account
Manajemen Account berkaitan dengan ketentuan dan penggunaan akuntansi informasi untuk manajer dalam organisasi, untuk
menyediakan mereka dengan dasar untuk membuat keputusan bisnis informasi yang
akan memungkinkan mereka untuk menjadi lebih siap dalam manajemen dan fungsi control
c.
Distribution Channels Management
Distribution Channel Management mencakup
setiap aspek struktur dan strategi yang menghasilkan pengiriman yang efisien
produk dan jasa kepada pelanggan. Penjualan,
pemasaran, gudang dan manajer produksi sering mengejar taktik yang sejajar
bertentangan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Distribution Channels Management mempertimbangkan
dinamika unik dari setiap departemen yang terlibat dalam rantai pasokan dan
rencana desain untuk meningkatkan komunikasi antar departemen. Sebuah struktur distribusi manajemen secara efektif
berfungsi memfasilitasi upaya kerjasama antara peserta saluran. Hal ini mengakibatkan biaya
operasional yang lebih rendah sementara meningkatkan pengalaman layanan
pelanggan.
d.
Marketing Management
Markering Manajemen (Manjemen Pemasaran) adalah disiplin bisnis
yang difokuskan pada aplikasi praktis dari pemasaran teknik dan pengelolaan sumber daya pemasaran
perusahaan dan kegiatan. Rapidly emerging forces
of globalization have compelled
firms to market beyond the borders of their home country making International marketing highly significant and an integral part of a firm's
marketing strategy. [
1 ] Marketing managers are often
responsible for influencing the level, timing, and composition of customer
demand accepted definition of the term. Cepat kekuatan yang muncul dari globalisasi telah memaksa perusahaan ke pasar melampaui
batas-batas negara asal mereka membuat pemasaran Internasional yang sangat
signifikan dan merupakan bagian integral dari strategi pemasaran perusahaan.
2.5
Manajemen Hubungan Pelanggan(Customer Relationship Management / CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang
terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan
aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi.
CRM melingkupi semua aspek yang
berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya
adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force),
pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field
service). Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan
pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian
yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan
2.6 Sistem Manajemen Operasi dan Produksi
Manajemen
proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
a.
Manajemen Logistic dan Material
Manajemen logistik merupakan bagian
dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan
mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang,
pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga
titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan
para pelanggan.
b.
Perencanaan Produksi/Operasi
Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai
macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi
yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan
sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi
perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan
c.
Rancangan Kerja dan Manufaktur yang Otomatis
·
Computer-aided Design (CAD)
Computer Aided Design adalah suatu program komputer untuk menggambar
suatu produk atau bagian dari suatu produk. Produk yang ingin digambarkan bisa
diwakili oleh garis-garis maupun simbol-simbol yang memiliki makna tertentu.
CAD bisa berupa gambar 2 dimensi dan gambar 3 dimensi.
·
Computer-aided Manufacturing
Computer-aided manufaktur (CAM) adalah penggunaan perangkat lunak komputer untuk mengontrol peralatan mesin dan mesin yang terkait dalam pembuatan benda kerja. CAM juga bisa merujuk kepada
penggunaan komputer untuk membantu dalam semua operasi dari sebuah pabrik
manufaktur, termasuk perencanaan, manajemen transportasi, dan penyimpanan. Tujuan
utamanya adalah untuk membuat proses produksi yang lebih cepat dan komponen dan
perkakas dengan dimensi yang lebih tepat dan konsistensi material, yang dalam
beberapa kasus, hanya menggunakan jumlah yang diperlukan bahan baku (sehingga
meminimalkan limbah), sekaligus mengurangi konsumsi energy
·
Computer-integrated Manufacturing
Adalah sistem yang bekerja sama dengan sistem lainnya untuk
mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang
berhubungan dengan produk jasa yang
dihasilkan
2.7 Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah
sistem yang mendukung aktivitas manajemen sumber daya manusia, seperti
perekrutan, seleksi dan penerimaan tenaga kerja.
a. Perekrutan
Adalah informasi-informasi
yang diperlukan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasi tersebut meliputi : informasi pasar tenaga kerja,
penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
b. Pemeliharaan dan Pengembangan SDM
Pengembangan
kualitas SDM membawa irnplikasi pergi mengikuti pendidikan dan pelatihan
(DIKLAT) atau pendidikan formal (S1 dan S2), yang berarti di masa mendatang
lebih terbuka kesempatan untuk menduduki jabatan yang lebih dnggi atau lebih
"prestigious".
c. Perencanaan dan Manajemen SDM
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan
serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan
bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi
kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi
tersebut. Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses
menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan,
pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi
dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai
yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
2.8
Integrated Information System and Enterprise
Resource Planning
Dalam rekayasa , integrasi
sistem adalah menyatukan komponen subsistem menjadi satu sistem dan memastikan bahwa
subsistem fungsi bersama-sama sebagai suatu sistem. Dalam teknologi informasi , integrasi sistem adalah
proses menghubungkan bersama sistem komputasi yang berbeda dan perangkat lunak
aplikasi secara fisik atau fungsional, untuk bertindak sebagai keseluruhan terkoordinasi.
The system integrator brings together discrete systems utilizing a variety of
techniques such as computer networking , enterprise application integration , business process management or manual programming . [
4 ]
a. Menghubungkan sistem yang ada
b. Menggunakan perangkat lunak Supply Chance
Mangement
c. Menggunakan Enterprise Resource Planning
(ERP) dan Aplikasi SAP
Enterprise resource planning
(ERP) mengintegrasikan sistem internal dan eksternal manajemen informasi seluruh organisasi,
merangkul keuangan / akuntansi , manufaktur , penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan , dll
sistem ERP mengotomatisasi kegiatan ini terintegrasi dengan perangkat lunak aplikasi. Their purpose is to facilitate the flow of information
between all business functions inside the boundaries of the organization and
manage the connections to outside stakeholders. [
1 ] Tujuan mereka adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara
semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi dan mengelola koneksi ke
stakeholder luar. ERP systems can run on a variety
of hardware and network
configurations, typically employing a database as a repository
for information. [
2 ] Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai perangkat keras dan jaringan konfigurasi, biasanya menggunakan sebuah
database yang sebagai repositori untuk informasi.
SAP adalah sumber daya
perusahaan yang terintegrasi perencanaan (ERP ) solusi untuk usaha kecil
dan menengah, serta divisi dan anak perusahaan perusahaan besar. Produced by SAP , the solution is intended
to assist companies by providing support for sales, customer relationships,
inventory, operations, financials and human resources. Diproduksi oleh SAP , solusinya adalah dimaksudkan untuk membantu perusahaan
dengan menyediakan dukungan untuk penjualan, hubungan pelanggan, persediaan,
operasi, keuangan dan sumber daya manusia. The
application has over 30,000 customers [
1 ] . Aplikasi ini memiliki lebih
dari 30.000 pelanggan
2.9
Sistem Informasi Global
Sistem informasi global adalah
sistem dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara
a. Sistem global
Setiap perusahaan menginginkan
system global yang mampu menstandarkan dan mengintegrasikan proses bisnis
global, sementara cabang-cabangnya tetap bias melayani kebutuhakebutuhan khusus
di tiap Negara.
b. Electronic Data Intechange (EDI)
Adalah sarana utk mengefisiensikan
pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar
antara organisasi-organisasi komersial.
c. Electronic Funds Transfer (EFT)
Adalah pertukaran elektronik atau transfer uang dari satu account ke
account lainnya, baik dalam lembaga keuangan tunggal atau di beberapa
institusi, melalui komputer berbasis sistem.
d. Ekstranet
Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis
atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor),
mitra (partner), pelanggan dan lain-lain.Extranet dapat juga diartikan
sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar
perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume
besar dengan EDI (Electronic Data Interchange),
berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan
lain-lain.
e. Shared Database
Konsep dasar dari basis data
adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah
basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di
dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema
menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara
obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan
struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data.
f.
Integrated
Messaging
Semua
jenis dari pesan (seperti email , faks, pager , video klip, voice-mail) yang tersedia dari satu elektronik ' kotak surat yang
universal 'yang dapat diakses dari mana
saja kapan saja melalui semua jenis komputer Also called integrated
messaging.disebut pesan terpadu (Integrated Messaging)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar